Pour une aide méthodologique et un regard extérieur sur vos projets
Réponse à appel à projet

Régulièrement l’ARS et/ou le Conseil Départemental publient des appels à candidatures… grâce à notre connaissance de l’actualité et des tendances des orientations de la politique nationale nous consolidons avec pertinence l’argumentaire de vos projets, et rendons vos présentations percutantes au regard du cahier des charges.

Structurer et financer de nouveaux projets

Le modèle de financement du secteur est en évolution et les gestionnaires se tournent de plus en plus vers des financements privés, mécénat, réponses à appel à projet pour innover, développer de nouveaux projets, s’équiper… ces nouvelles modalités de financement nécessitent du temps de veille, de montage de dossier et un certain savoir-faire pour retenir l’attention des financeurs. C’est à ces titres que nous souhaitons vous soutenir dans vos réflexions et vos démarches.

Pour une démarche qualité simple et efficace
Déploiement de la démarche qualité

La démarche qualité est apparue dans les secteurs sanitaires et médico-sociaux il y a une 20aine d’années. Malgré les évolutions méthodologiques et les formations nous observons des difficultés dans l’appropriation, voire un manque d’intérêt de la part des professionnels de terrain, considérant que cette démarche chronophage n’est pas au service de leurs pratiques, et la réduisant souvent à la gestion documentaire.

Nous constatons également une forte attente de la part des autorités de contrôle et de tarification (ATC), à la fois sur la sécurité des soins et sur la construction d’une démarche qualité rigoureuse. La double compétence « contrôle-autorisation / tarification » des ATC déséquilibre souvent les relations avec l’établissement ; et il est parfois difficile pour un directeur de soutenir des arguments pourtant légaux ou mettre en adéquation les exigences et les ressources disponibles. Savoir expliquer une organisation, montrer la pertinence des outils qualité au regard des obligations réglementaires nous parait essentiel.

Le système documentaire est la pierre angulaire et le fer de lance de la démarche qualité auprès de l'ATC. Son architecture et son format doivent être un juste équilibre entre "le nécessaire" au service de la cohérence, de la continuité et de la sécurité du fonctionnement et "le suffisant" écartant ainsi tout travail qui n'aurait pas de sens pour l'amélioration des pratiques.

Il s’agit donc par notre accompagnement de permettre aux participants de repérer en quoi la démarche d’amélioration continue sert l’intérêt de chacun au quotidien et les bénéfices concrets qu’elle apporte.

Résolument pratique, notre accompagnement a pour but d’outiller les établissements à partir de ce qui existe sur le terrain et avec un déploiement qui a du sens pour les équipes, une démarche intégrée au fonctionnement de chaque ESMS et utile aux pratiques professionnelles.

Nous construisons avec les établissements et service les différents modules de formation répondent à ces objectifs. Notre ingénierie pédagogique est basée sur la co-construction d’une démarche qualité utilisant nos apports théoriques et nos expériences issues de l’observation de terrain avec les modes organisationnels et le management en place dans vos structures.

 

Evaluation interne

Notre objectif premier est de vous permettre de réaliser l’évaluation interne et de rédiger le rapport d’évaluation tout en donnant une cohérence à l’ensemble des outils utilisés par les équipes et en impulsant un rythme régulier à la démarche d’évaluation.

La remise d’un rapport d’évaluation interne est une obligation pour tous les ESMS autorisés, le calendrier dépend de la date d’autorisation.

L’évaluation interne est un temps particulier intégré à la démarche d’amélioration continue.

Toutes les informations générales sur le site de la Haute Autorité de Santé :

https://www.has-sante.fr/portail/jcms/c_2836920/fr/l-evaluation-interne

 https://www.has-sante.fr/portail/jcms/c_2837142/fr/outils-et-textes-de-reference-relatifs-a-l-evaluation

Gestion documentaire

Faire le tri, simplifier, gérer efficacement les documents institutionnels, voilà notre objectif pour cet accompagnement…

Adapté à votre situation, nous cherchons à faire émerger les réponses et solutions aux questions suivantes :

  • Où en sommes-nous de la gestion documentaire, ? quels sont les documents qui existent ?
  • Qu’est-ce que nous voulons ? Quels sont les documents incontournables en lien avec la réglementation et notre fonctionnement ?
  • Documents papier et informatique, comment s’articuler ?
  • Comment éviter les saisies inutiles ?
  • Comment être efficace et efficient avec des documents simple et compréhensible ?
  • Comment traduire notre stratégie en documents opérationnels simples et faciles d’utilisation ?
  • Procédure, protocole, mode opératoire, enregistrement, les outils de la loi de 2002… quel langage commun et compris par tous ?

    C’est finalement, les documents nécessaires et suffisants à l’organisation que nous vous proposons de garder  

Evaluation externe

L’évaluation externe est une obligation pour tous les ESMS autorisés, le calendrier dépend de la date d’autorisation. Notre objectif premier est de transmettre un rapport d’évaluation externe pertinent et conforme aux attentes réglementaires.

Notre approche consiste ensuite à utiliser une obligation réglementaire pour en faire un outil de progrès dans une démarche structurée et participative qui tienne compte de la réalité des contraintes de service.

Toutes les informations générales sur le site de la Haute Autorité de Santé :

https://www.has-sante.fr/portail/jcms/c_2836928/fr/l-evaluation-externe

Cahier des charges de l’évaluation externe : Annexe 3-10 du Code de l’Action Sociale et des Familles : https://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?cidTexte=LEGITEXT000006074069&idArticle=LEGIARTI000019325308&dateTexte=&categorieLien=cid

Pour coopérer et/ou relancer la dynamique institutionnelle
Accompagner les projets de coopération, de fusion, de mutualisation de moyens

Les accompagnements très divers que nous avons réalisés, tant au niveau de leur nature, du type d’acteurs, ou de leur dimensionnement nous ont permis de « modéliser » une ingénierie de projet reposant sur des points incontournables et un calibrage adapté à la situation.

La réussite des projets de coopération requiert donc une méthode d’accompagnement qui crée les conditions favorables à la coopération.

La clé de la réussite vient également de la prise de conscience de plusieurs éléments :

  • la coopération naît des projets voulus et bâtis en commun par les partenaires
  • il faut du temps aux partenaires pour s’impliquer et ce temps d’appropriation par chaque partenaire est un gage de réussite
  • il est parfois nécessaire de définir des étapes intermédiaires pour atteindre les objectifs finaux

Partant de ces principes l’accompagnement est structuré pour créer les conditions favorables à la coopération à savoir :

  • le diagnostic de la situation sera réalisé de manière concertée et sur le mode participatif. C’est le principe du Diagnostic Partagé
  • nous communiquerons largement à toutes les phases de l’accompagnement, avec un relais à faire auprès de parties prenantes (élus, techniciens, IRP, autorités de contrôle et de tarification)
  • nous animerons des réunions de travail pour mettre en place des projets concrets voulus par les partenaires.
Remobiliser une équipe et créer une dynamique de projet

L’expérience nous montre qu’aucun décret ou projet d’établissement ne sera assez puissant pour contraindre les gens à travailler ensemble ou à adhérer à un projet ou une organisation s’ils n’en ont pas profondément envie ou s’ils sont parasités dans leur engagement des contrariétés du quotidien.

Donner/redonner de la motivation et créer les conditions favorables pour qu’elle s’exprime repose sur quelques principes :

  • La confiance en la capacité de chacun à comprendre les enjeux et à agir en conséquence de manière responsable et adaptée 
  • Le courage de se montrer authentique et sincère, pour permettre une connaissance mutuelle et à la confiance de s’installer 
  • L’humilité de se remettre en cause et d’accepter que parfois, nous n’avons pas toutes les réponses ou que nous nous sommes trompés 

Et donc sur des principes de fonctionnement entre professionnels que nous impulsons au travers de méthodes d’animation ad hoc

  • Décloisonner le plus possible et travailler en pluridisciplinarité.
  • Inciter chaque participant, à s’exprimer sur ses ressentis, son intérêt personnel, ses ambitions
  • Inciter à expérimenter, à proposer des « petits riens » qui changent le quotidien.

Ces principes, nous les appliquons lors des accompagnements à l’élaboration des projets d’établissement ou de territoires, lors des accompagnements des projets de coopération.

Nous pouvons aussi accompagner vos équipes sur des sujets spécifiques tels que le travail de coopération, la dynamique institutionnelle, l’adhésion au changement, la communication en confiance etc.

 

Animer des groupes d’analyse de pratiques

Notre volonté est de créer chaque mois une parenthèse qui vous ressource et qui vous aide à prendre du recul, partager et échanger en confiance sur vos expériences, apprendre les uns des autres, trouver des solutions et vivre l’expérience de la solidarité entre pairs.

Nous proposons donc

Un lieu de professionnalisation :

  • Accéder à un espace de soutien entre pairs,
  • Découvrir outils et méthodes utiles au développement de votre management et leadership, apprendre de l’expérience des autres,
  • S’ouvrir à de nouvelles pratiques et expérimenter des approches novatrices proposées par les consultantes.

 Un travail collectif stimulant et redynamisant :

  • Vous nourrir du vécu des autres, du miroir qu’ils vous offrent, en travaillant sur des sujets ou problématiques apportés par les participants
  • Expérimenter la puissance de l’intelligence collective

Un lieu apaisant et de ressourcement

  •  Disposer d’un espace bienveillant et de confiance où déposer vos difficultés, « vider votre sac », vous exprimer sur des situations et des ressentis, vous faire du bien.

 

Pour clarifier et étayer votre stratégie
Schémas départementaux/ Projet de territoire

Quel que soit la couverture géographique (département, communauté de communes, communes), l’approche et la démarche méthodologique pour élaborer un projet de territoire sont les mêmes. Elles s’appuient sur un diagnostic partagé de la situation, des échanges entre les parties prenantes sur le projet.

 

Une vision : nourrie par le sens et l’intérêt, établie par les parties prenantes.

Etude de besoins et d’opportunités

C’est souvent pour objectiver la perception d’un besoin par des données fiables, pour enrichir les réflexions et avoir de nouvelles idées que les établissements et service nous sollicitent pour une étude de besoins et d’opportunité.

 Notre approche pour ce type de mission :

  • Travailler en étroite collaboration avec le commanditaire pour ne pas lui apprendre de ce qu’il sait déjà
  • Rechercher par une analyse documentaire, des entretiens de terrain les données les plus fiables possibles
  • Donner des perspectives dans le court, moyen et long termes
  • Nous positionner par des conseils techniques et stratégiques.
Projet associatif

Le projet associatif permet aux administrateurs de clarifier leurs points de vue et leurs volontés d’agir, leurs priorités sur les sujets sur lesquels ils sont responsables :

  • Le développement des activités de l’association (établissements et services)
  • Leur rôle d’employeur
  • L’approche de l’accompagnement auprès des usagers

Le secteur médico-social connait depuis de plusieurs années des évolutions et des pressions financières et législatives…nous observons des associations qui grandissent par développement interne (création de nouveaux établissements et services) et depuis quelques années par croissances externes (rachat d’établissements, fusion etc.). La mutualisation de moyens, la fusion de petites associations se rencontre également de plus ne plus souvent. Une vision et un projet associatif clair permettent aux administrateurs de se positionner de manière forte dans le paysage médico-social et vis-à-vis des autorités de contrôles et de tarification.

Par ailleurs, les ressources humaines sont de plus en plus en tension, à commencer par les directeurs et les cadres intermédiaires, avec comme corollaire, absentéisme et turn-over.

C’est pour ces raisons que nous voyons dans le projet associatif le moyen de créer du lien entre les administrateurs et les professionnels et en donnant un esprit commun aux professionnels des établissements et services. 

Pour que les orientations associatives touchent la pratique, il convient de mettre en place les conditions favorables aux déploiements des valeurs, des projets, des priorités.

Le projet associatif, c’est à la fois l’âme de l’association et sa feuille de route. C’est en ce sens que nous vous proposons nos accompagnements.

Projet d’établissement

Dans un projet d’établissement, nous distinguons 2 composantes principales :

  • La description des principes d’actions et des dispositifs qui fondent « le projet institutionnel » : ceux-ci dépendent des valeurs soutenues par l’organisme gestionnaire. Et il nous parait important de les décrire pour créer un socle commun et donner du sens aux pratiques quotidiennes des différents professionnels.
  • La définition d’une stratégie et d’actions pour guider les équipes dans l’avenir.

La recommandation pour l’élaboration du projet d’établissement sur le site de la Haute Autorité de Santé : https://www.has-sante.fr/portail/jcms/c_2835410/fr/elaboration-redaction-et-animation-du-projet-d-etablissement-ou-de-service

Les 4 dimensions de notre accompagnement :

  • Préparation avec la direction / co-construction de la démarche d'accompagnement
  • Animation de groupes de travail
  • Aide à la rédaction
  • Soutien à la politique de communication et d'information sur la démarche

Travailler sur le projet d’établissement c’est également se donner l’occasion de redynamiser le travail d’équipe.

Contrat Pluriannuel d’Objectifs et de Moyen

La signature d’un CPOM s’est généralisée depuis janvier 2017 à tous les acteurs du secteur médico-social.

Pour les EHPAD, l’élaboration et la négociation du CPOM ressemblent à ceux de la convention tripartite, pour les ESMS qui ne connaissent pas la démarche, il s’agit de construire l’interface entre le projet d’établissement et les financements qui sont alloués à l’établissement. La démarche s’apparente à une gestion de projet « classique » avec une phase de diagnostic, de réflexion sur le projet (du gestionnaire, d’établissement et associatif en l’occurrence) et de négociation de budget.

L’objectif est de permettre à l’organisme gestionnaire de réunir les conditions optimales de négociation du CPOM avec les autorités de tarification. Notre rôle dans cette perspective, sera de vous apporter conseils et méthode au regard des enjeux du CPOM et projets de votre structure, en particulier

  1. Vous apporter un appui méthodologique au démarrage de la démarche
  2. Répondre à vos questions et aiguiller vos réflexions durant toute la démarche
  3. Vous interpeller sur les problématiques et les enjeux à prendre en compte dans vos réflexions
  4. Porter une analyse critique et constructive sur vos orientations stratégiques, vos objectifs et les actions proposées dans le cadre du CPOM
  5. Sécuriser, par une deuxième lecture le document contractuel porté à la signature

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